• +36 62 310 020
  • b2b@pctrade.hu
  • 6728 Szeged, Back Bernát u. 2.
English

A jövő technológiái - blog

vissza

7+1 tipp, hogy jól válasszuk ki ügyviteli rendszerünket

1.Készüljünk fel a választás előtt

Egy komplex rendszer bevezetése nagy feladat, így mielőtt elkezdünk a piacon kutakodni a megoldások után, hasznos, ha a saját folyamatainkkal, prioritásinkkal tisztában vagyunk, ne felejtsük el, hogy egy ERP bevezetése 5-7 évre szóló döntés, tehát jól át kell gondoljuk, hogy mi az amit szeretnénk a rendszerben kezelni. Jó, ha erről egy listát írunk, és a bemutató alatt az összes kérdésünket feltesszük a szoftver potenciális szállítójának.

2.Legyen testre szabható

Az természetes, hogy minden cégnek egyedi igénye van a bizonylataira, illetve arra is, hogy az egyes felhasználóknak milyen jogosultságai legyenek. A piacon lévő talán összes ügyviteli rendszer az előbbi két feltételnek eleget tesz, de a legtöbb itt meg is áll ami a testre szabhatóságot illeti. A legtöbb cég viszont egyedi folyamatokat használ a mindennapi munkák során legyen szó gyártásról, kereskedelemről, vagy szolgáltatásról.

Nagyon fontos, hogy a jól működő bevált folyamatokon ne kelljen változtatni, mert akkor az ERP bevezetése nyűg lesz. Ezért is nagyon fontos, hogy a cégre lehessen szabni egy rendszert. Tehát ügyviteli rendszerek esetén nagy ívben kerüljük a dobozos megoldásokat, és ragaszkodjunk ahhoz, hogy a jól működő folyamatokon ne változtassunk egy szoftver kedvéért.

3.Kezelje a vállalat összes folyamatát

Ne kössünk kompromisszumot, egy ügyviteli rendszer bevezetése komoly döntés, és a cél az, hogy minden szoftvert helyettesítsen, és csak egy rendszert kelljen használnunk, amivel időt energiát spórolunk, és minden információt el tudunk érni pár kattintással. Ezért ne elégedjünk meg azzal, hogy a rendszer a folyamataink 80%-át kezeli, törekedjünk mindig a 100%-ra.

4.Legyen megfelelő támogatás

Ne feledkezzünk meg arról, hogy egy ügyviteli rendszert akár 7, de lehet hogy még ennél is több évig fogunk használni. Ugye nem lenne jó, ha egy jogszabályi változás miatt már a 2. év után vezethetnénk be egy új rendszert, mert a fejlesztő cég már megszűnt. Vagy gondoljunk bele, hogy milyen problémákat okozna, ha nem kapnánk választ, segítséget kérdéseinkre.

Ezért is nagyon fontos, hogy olyan céget válasszunk, aki már régóta a piacon van, és üzletszerűen foglalkozik ezzel a tevékenységgel. Kerüljük az 1 fős cégeket, ahol 1 fejlesztő végez mindent, mert hosszú távon problémáink lehetnek.

5.Legyen megfelelő a dokumentáltság

A szoftver rendelkezzen a rendszerhez felhasználókat segítő anyagokkal (felhasználói kézikönyv, online oktatási anyagok, hibakezelő alkalmazás stb.). Egy részt, amelyik szoftverhez vannak ilyen anyagok, ott valószínű komolyan foglalkoznak ezzel a tevékenységgel, másrészt ezek az anyagok nagy segítségünkre lehetnek egy új kolléga betanításánál, oktatásánál.

6.Kérjen személyes konzultációt

Egy ilyen döntés előtt, mindig nézzük meg, hogy mit fogunk vásárolni, és tegyük fel a kérdéseinket a cég szakemberének. Amelyik cég komolyan veszi az ügyfelet, az tart ingyenes bemutatót, sőt a fejlesztő cég fogja javasolni a személyes találkozót, hiszen felelősségteljesen csak így adhat árajánlatot.

7.Milyen típusú rendszert válasszon(felhő vagy helyben telepített)

Nincsen egyértelmű válasz erre a kérdésre, azt a rendszert válassza, ami az ön működésének a legjobban megfelel. Mind a két megoldás mellett vannak pro és kontra is érvek, és mind a két változatnál megoldható, hogy a rendszert bárhonnan el lehessen érni. Itt is az a javaslatom, hogy az összes igényt írják össze, és a szoftverkészítő cég szakemberével konzultálva döntsék el, hogy melyik az ideális megoldás.

+1Ne az ár legyen az elsődleges szempont

Beszerzések esetén sok esetben az árnak döntő szerepe van, viszont az ügyviteli rendszernél ne az árat nézzük elsőre. Természetesen az ár nagyon fontos, de hosszú távon gondolkodjunk, és tartsuk szem előtt, hogy a cégünk összes folyamatát fogjuk rábízni a rendszerre. Ha a választott rendszer jól működik, és kezünk alá dolgozik, akkor lépéselőnybe kerülhetünk a konkurenciánkkal szemben, és a befektetés többszörösen megtérül.

2017 március 8-tól pedig pályázati segítséggel is tudunk ügyviteli rendszert bevezetni, érdemes a pályázati támogatást is igénybe venni, és így csökkenteni költségeinket. Pályázatról részletek itt olvashat.